防火管理者を外部に委託できる場合と、管理権原者に残る役割

1．作業を頼むことと、防火管理者の選任を分ける

消防法8条1項は、対象となる防火対象物の管理について権原を有する者に、有資格者から防火管理者を定めて必要な業務を行わせることを求める。管理権原者は、建物やテナントの管理を行う権限を持つ人で、防火管理者として選ばれる人とは役割が異なる。

外部の会社と防火管理業務の契約をしたことと、その会社自体を防火管理者として選任したことは同じではない。大阪市の契約書作成例でも、会社間で契約し、受託会社の従業員のうちから担当者を指定し、管理権原者がその人を防火管理者として選任する形が示されている。

管理権原者には、選任して業務を行わせる義務と選任・解任の届出義務がある。業務が法令や消防計画に従って行われていない場合の措置命令も管理権原者が対象になるため、外部委託をしても防火管理をすべて他人事にはできない。

2．外部選任の特例には、建物側の対象要件がある

通常の防火管理者は、所定の資格を持つだけでなく、その防火対象物で業務を適切に行える管理的又は監督的な地位にある人でなければならない。施行令3条2項は、共同住宅などについて、一定の条件の下でこの地位の要件を権限・知識等の要件に読み替える特例を設けている。

共同住宅以外の対象は、施行規則2条の2第1項に列挙されている。複数の防火対象物の管理権原者が同じ場合のその防火対象物、管理権原が分かれ用途別の収容人員要件に該当する部分を有する防火対象物、同項で定義する特定資産又は不動産特定共同事業契約に係る不動産に該当する防火対象物がある。

管理権原が分かれた建物の類型では、対象部分を一つの防火対象物とみなした収容人員が、用途区分に応じ10人未満・30人未満・50人未満という条件になる。用途や部分の組合せも条文で限定されているので、『小さな店舗だから対象』『賃貸ビルなら全部対象』とは判断しない。

3．業務を行えない事情と、受託者の三つの要件を確認する

施行令3条2項では、管理・監督的な地位にある人のいずれもが、遠隔地勤務その他の事由で必要な業務を適切に行えないと消防長又は消防署長が認めることが必要になる。消防庁の運用通知は、建物の規模・用途・収容人員、組織・人員と勤務状況、管理権原者の勤務状況等を確認して判断するとしている。

現行の施行規則2条の2第2項の要件は三つ。第一に、管理権原者から必要な権限が付与されること。第二に、業務内容を明らかにした文書を交付され、その内容について十分な知識を持つこと。第三に、建物の位置・構造・設備等について説明を受け、その事項について十分な知識を持つことである。

消防庁の通知が示す権限には、消防計画の作成や見直し、避難施設等の物品の除去、訓練の実施、設備点検・整備の実施、危険な行為の制限、従事者への指示・監督等が含まれる。契約書に名前が載るだけでなく、必要な対応を実際に行える権限と知識を整える。

4．届出前に管轄へ確認し、現在の書面をそろえる

消防庁の運用通知は、外部委託等をする人に対して、選任届を出す前に認められるかどうかを管轄消防本部へ確認するよう指導するとしている。先に契約だけを進めるのではなく、建物の用途・規模、管理権原の範囲、業務を行えない事情、選任予定者の資格と実施体制を説明できるようにする。

消防法8条2項は、選任したときに遅滞なく所轄消防長又は消防署長へ届け出ることを求める。現行の施行規則3条の2は、所定の選任・解任届出書を使い、選任では資格を証する書面を添えるとしている。運用通知では、必要な権限を明確にした契約等の写しを添付するよう指導するとされている。

2004年の運用通知には、その当時の規則の条・号番号が記載されている。現在の要件や届出条文は現行法令で確認し、古い番号だけを現在の様式の根拠として使わない。

5．大阪市では、契約書例と所轄消防署の案内を使う

大阪市消防局は、防火・防災管理関係のページに、選任・解任届出書、記入例、防火管理者の業務委託に関する契約書の作成例を掲載している。契約書例は、選任予定者、付与する権限、業務内容の文書交付、建物の状況等の説明を整理する参考になる。

大阪市は、申請等について所轄消防署の予防担当へ相談するよう案内し、窓口やオンラインのほか郵送の受付も案内している。ここで紹介するのは大阪市の窓口案内であり、他地域の添付書類や受付方法まで同じとは限らない。

大阪市の用語解説は管理権原者を防火管理の最終責任者と説明している。外部の防火管理者が業務を行えるよう権限や情報を渡し、実施状況を確認するという管理権原者の役割を、委託後も意識する。

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